Das Kundenportal und seine Vorteile für das Onlinezugangsgesetz.

Das Kundenportal im Detail.

Das Onlinezugangsgesetz

Mit dem Inkrafttreten des Onlinezugangs müssen bis Ende 2022 alle öffentliche Institutionen – somit auch Handwerkskammern – ihre Verwaltungsleistungen digital mittels Verwaltungsportale über die kammereigene Internetpräsenz und/oder den zentralen Länder- bzw. dem zentralen Bundesportal anbieten.

Die Lösung: Das Kundenportal

Mit dem Kundenportal sind Sie bereits heute bestens auf die gesetzlichen Regelungen vorbereitet! Es umfasst bis zu drei Pakete, bei dem das Basispaket mit der Log-In Funktion die Grundlage bildet. Das Digitalisierungs- und/oder Kundenmanagementpaket kann jeweils im Nachgang ergänzt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie jederzeit bei Ihrem ODAV-Berater.

Einsatzvorteile in Bezug auf das OZG:

Mit dem Kundenportal decken Sie die gesetzlichen Anforderungen des OZG perfekt ab:

• Dokumentenaustausch: Unkomplizierter Austausch von Dokumenten in digitaler Form durch Anbindung an Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS).
• Vorgangsbearbeitungssystem (VBS): Benachrichtigung an den Sachbearbeiter über jede Aktion bzw. Änderung, die ein Betrieb im Kundenportal vorgenommen hat.
• Formulargenerator: Dieser ermöglicht das Erstellen und Pflegen von Formularen seitens der Kammern, speichert ausgefüllte Formulare im ODAV-CMS als Datensatz ab und bietet die Funktion, diese per E-Mail zu versenden. Außerdem wird automatisch ein Übertragungsbericht erzeugt, der im DMS abgelegt wird. Das Ausfüllen eines Formulars kann im VBS einen Workflow auslösen.

Das Umsetzungskonzept

Die Registrierung, der Log-in sowie die Authentifizierung Ihrer Kunden erfolgt im Länderportal. Dort können diese die gewünschte Dienstleistung auswählen und werden danach in das Handwerkskammer-Kundenportal weitergeleitet. Durch den Single Sign-on sind die Nutzer dort bereits eingeloggt und können direkt die handwerkskammernahen Prozesse wie Handwerksrolle Online, Lehrvertrag Online, den Formulargenerator etc. nutzen. Die Abwicklung durch die Sachbearbeitung erfolgt direkt in den jeweiligen Fachanwendungen. Anschließend erhält der Kunde automatisch eine Statusübertragung in den digitalen Postkorb des Unternehmenskontos.

Projektablauf

Bei einer Entscheidung für das Kundenportal werden im Zuge der Umsetzung vier Projektphasen durchlaufen: 

• Phase 1 – Projektabstimmung:
  In Phase 1 werden die Vorarbeiten für die technische Bereitstellung geschaffen. In ein- bis zweiwöchigen Treffen wird gemeinsam eine Checkliste mit relevanten Schwerpunkten abgearbeitet. Zu den Schwerpunkten zählen unter anderem die Festlegung von Ziel- und Benutzergruppen, Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und das Einbeziehen des Vorgangsbearbeitungssystems (VBS).
• Phase 2 – Technische Bereitstellung zur Version:
  In dieser Phase kümmern sich unsere Softwareentwickler um die technische Bereitstellung des Kundenportals.
• Phase 3 – Redaktionelle Ersteinrichtung:
  Nun werden Sie geschult: Nachdem Ihre ODAV-Ansprechpartner das Kundenportal für Sie eingerichtet haben, werden Sie in die redaktionelle Pflege der Anwendung eingeführt.
• Phase 4 – Redaktionelle Pflege:
  Ab jetzt übernehmen Sie das Steuer: Die kontinuierliche, redaktionelle Pflege des Kundenportals liegt fortan in Ihrer Hand!

Insgesamt nimmt die Einführung des Kundeportals – vom Kick-Off-Meeting bis zur Bereitstellung – ca. sechs Monate in Anspruch.

Zahlen zum Kundenportal

• Aktuell wird das Basispaket bereits von 31 unserer Kunden genutzt und für zwei weitere Kammern aufbereitet.
• Das Digitalisierungspaket hat bereits 20 aktive Anwender und befindet sich bei acht weiteren Handwerkskammern in der Projektphase.
• Auch das Kundenmanagementpaket ist mit 19 Einsätzen und sieben laufenden Projekten breit vertreten.

Links und Dokumentationen

Weitere allgemeine Informationen zum Kundenportal sowie Wissenswertes zum OZG finden Sie im work2gether im Forum der Softwaresuite "Digitalisierung und Prozesse". Details zum Formulargenerator erhalten Sie ebenfalls im work2gether im Bereich "Marketing und Kommunikation".

Sie haben weitere Fragen oder wünschen ein unverbindliches Angebot zu diesem Produkt? Unser Ansprechpartner Maik Müller steht Ihnen gerne zur Verfügung!